我国的招标采购工作经过二十多年发展、完善，已逐步为大家熟悉。尤其是2000年《中华人民共和国招标投标法》颁布实施以来，招标投标事业得到蓬勃发展。
    2005年，尽管招标市场竞争异常激烈，但申信招标公司仍在国际招标业务、世行招标采购业务以及咨询顾问招标业务等方面创造了良好的成绩，不但实现了公司年初制定的进一步快速发展招标业务、以招标带动公司其它业务增长的战略目标，还确立了自身位居上海同类招标公司前三名的领先地位。
以下介绍在这方面的一些经验，供大家参考。
    一、招标采购的应用
    招标作为一种特殊的交易方式和订立合同的特殊程序，因其具有集合竞价、降低采购成本、优化资源配置等多种优势，已发展成为一种国际通用的主流采购方式。目前，招标不仅是社会公共支出和政府采购的最重要形式之一，而且在商业贸易，特别是在国际贸易中也被广泛应用。国际上，大宗商品的采购、大型建设项目承包、技术引进等通常都采取公开招标的方式进行采购。由世界银行、亚洲开发银行或外国政府贷款的项目，贷款方一般在贷款协议中都明确规定贷款使用方必须采取招标的方式进行采购，并对招标采购的程序进行监督。
    二、招标代理机构的作用
    在招标采购中，招标代理机构发挥着重要的作用。由于招标是一项高度组织性、规范性、制度性及专业性的活动，需要系统的信息、专业化的运作、精细的策划和丰富的经验来保证其实施。因此，由业主自行招标难以实现经济效益最大化目标。按照国际、国内的普遍操作习惯，招标工作一般都以委托代理的形式，由招标代理机构负责组织和实施。专职招标代理机构拥有专业化优势，具有不断积累的信息库和固定有效的信息网络，熟悉市场行情，精通政策法规和国际惯例，既有与投标商打交道的丰富经验，又有制约投标商不正当行为的手段和措施，从而可以有效地保证业主的利益和招标质量。多年的实践证明，招标代理机构在降低成本、保证质量、提高资金效益、规范市场行为等方面发挥着重要作用。
    三、招标代理机构服务中普遍存在的问题
    1、缺乏营销观念及服务意识：招标采购工作在我国经历了复杂、曲折的发展过程。由于计划经济的影响，招标代理机构长期以来主要依靠政府或有关部门、组织的授权或强制性规定获得招标代理业务。由于项目的取得主要依靠行政指令，而不是营销拓展以及服务质量，从而使得招标代理工作往往流于形式，服务缺乏主动性，服务内容和质量都十分堪忧。许多招标代理机构具有明显官商、官僚的习性，在业务开展中缺乏营销观念和服务意识，使客户难以充分认识到招标代理服务的优越性。
    2、服务技术含量低、专业性不强：长期以来招标代理机构的服务始终局限在提供规范的程序操作方面，将招标代理工作等同于程序执行，错误地认为只要按国家有关法规和国际惯例完成了整个招标流程就大功告成了；完全忽略了招标代理服务的咨询服务属性，使得招标代理在提供市场信息和进行专业化指导方面的作用和优势未得到充分发挥。许多招标代理机构在服务时，技术文件编制依赖于业主和设计单位，评标依赖于社会专家，自己只负责一些会务安排和商务条款的增加，招标服务缺乏技术含量，专业性不强，非常容易被其它招标代理机构所替代。
    3、信息支持体系有待完善：实际操作中，招标代理机构往往对信息的收集和信息库的建设不够重视，大量的信息资源散落在各处，未得到充分的利用。导致招标代理机构在需要向业主提供信息时，要么依赖于对过往信息的记忆，要么来自于外聘专家的口头信息，信息涉及面窄，且可靠性、权威性不强。
    四、招标代理机构如何适应市场拓展业务
    1、规范招标行为，打造服务品牌：首先，要充分了解客户的需求，并根据专业经验，为业主出谋划策，提供建设性意见。由于业主多数是“一次性”采购，缺乏相应的招标经验，所制定的招标方案和计划主观性较强，在操作上并不一定经济、合理。招标代理应以其对政策法规、招标流程、市场供求状况的了解和熟悉，协助业主制定合理、可行的招标采购方案，从而提高招标采购的经济效益。只有这样，招标代理机构才能建立起自己的核心竞争力，抵御来自同行业的竞争，不断扩大业务范围，提高市场占有率；其次，要以维护业主利益为服务宗旨，一切从业主利益出发；最后，招标服务要以方便业主为目标，发挥员工服务的主观能动性。
    2、增强营销意识，开拓市场：首先，招标代理机构必须彻底转变过去“等、靠、要”的官商作风，学会捕捉商机。其次，要注意原有客户的保持和维护。第三，真正建立业务发展的长效机制。从目前的体制和市场经济现状来看，招标代理机构要采取各种方式融入与项目有关的行业，与业主、有关部门建立或紧密或松散的关系，才能保证项目的稳定来源。
    3、加强信息化建设，提升服务价值：
    1）、供应商数据库的建设与管理    招标代理机构应该充分利用在反复招标过程中积累和掌握的第一手数据和信息（如投标人提供的产品技术规格书、DATASHEET等资料），建立全面的供应商数据库。数据库除保留供应商的基本情况和联系方式外，还应对每个供应商可以提供的产品进行分类登记，并定期根据供应商提供的最新产品宣传资料及时更新设备的性能数据。实践中我们发现，由于部分设备多年才更换一次，许多业主对要采购的商品的最新动态并不是十分了解和熟悉，这样在采购过程中必然带有一定的盲目性，不利于资金的有效使用。在这种情况下，我们会根据业主的需要，将数据库中相关产品的数据资料和各家供应商的情况提供给业主，以便业主确定技术规格要求时参考。运用这种方法，我们帮助了不少政府采购单位以最优的价格获得性价比最高的产品，同时有效地节约了政府财政支出。
    2）、专家库的建设和管理    招标过程中有许多工作需要依靠具备专业技能的外部专家来完成，比如技术标书的审核和评标工作等。一方面是因为招标机构如要配备齐全部专业人员需要大量的经济投入，但此种投入与产出却不成正比，无法实现企业效益的最大化；另一方面，从客观公正的角度考虑，使用社会专家有助于保证招标过程的公正性，这也是《中华人民共和国招标投标法》和其他一些招标法规的强制性要求。由于招标人能否选择到技术、商务综合评价最优的投标人，很大程度上取决于评标专家的素质高低。因此，招标代理机构要保证服务质量就必须建立完备的专家库，这也是招标代理机构优于一般招标人的基础资源。专家库的建设和管理要注意以下方面：一是尽可能做到全面；二是加强与相关行业机构的联系；三是强调入选专家的相应条件；四是统一管理。公司应建立统一的专家库，将各个业务部门、各个业务员推荐的专家集中起来。并根据专业特长，对入库专家分级分类进行注册登记，逐步形成一定规模的行业评标专家库；五是进行动态管理。对入库专家应建立必要的考核和约束机制，强化管理。对业务能力有限或缺乏客观公正性的专家要予以淘汰，同时应不断充实新的专家，并及时更新已有专家的信息；六是随机选用。评标时应按规定在相应专业类别的专家库中随机抽取，真正隔断评标专家与潜在投标人的利害关系。实践证明，专家库的健全、完善不但能大大提高招标代理机构的服务质量，而且还有助于提高服务效率、缩短招标时间、降低招标成本，是一种值得推广的信息管理方法，已受到越来越多招标代理机构的重视。
    3）、内部管理网络化    通过建立公司内部局域网和工作站，实现内部管理的网络化。在公司范围内实现招标文件、采购合同、供应商数据库、专家库、财务数据、统计数据等信息的共享和统一管理，从而实现资源共享，方便业务的开展。并通过代理服务器与互联网连通，将可以公开的信息在有关招标网站（如“中国国际招标网”、“中国招标与采购网”、“中国政府采购网”等）进行发布，通过信息化手段实现招标工作的全程透明。这样，一来可以提高招标代理机构内部的工作效率，减少纸质文件的流转，加快信息的传递速度；二来也便于投标人及时了解招标信息，及时提供反馈意见，有利于招标采购的顺利实现；三来增加了招标投标活动的公开程度，有利于营造公开、公平的竞争环境。
    4、扩大、延伸服务功能，创新服务模式：招标代理机构要在激烈的竞争中求发展，必须拓展代理服务的广度和深度，发挥专业优势，努力进行“前向”和“后向”延伸，提升技术服务，增加技术含量，逐步从商务型服务转变为技术型服务。通过服务模式和服务领域的不断创新拓展市场。所谓“前向”延伸是指将服务领域延伸到招标的前道环节，如：前期咨询、项目立项、方案策划、资金融通等环节。“后向”延伸则是将服务领域延伸到招标的后道环节，如：办理免税、进口报关、运输、结算等环节。另一方面，公司还创新性地将公开招标方式运用于市政公用事业特许经营招商工作中，将招标业务由原来的建设环节延伸到投融资环节。并通过招商带动招标和采购，建立了一体化的产业服务链。通过2年多的实践与完善，该模式已被市场和政府监管部门所认可，公司也在招商市场树立起了自己的品牌，为业内企业和投资人所熟知。
    5、健全管理制度，提高服务质量：招标代理要成为一个有信誉和较强市场竞争力的咨询服务提供者，就必须对招标工作的质量程序建立一套符合现代化管理要求和国际先进管理理念的内部控制和管理机制，使招标工作质量达到一定的企业标准和行业要求。通过健全管理制度，提高招标质量，坚持以质取胜，以质促发展。
    1）、建立质量服务体系管理    建立ISO9000质量管理体系是提高招标代理质量的制度保证。推行这套有效的质量管理办法，一是有利于健全现代企业制度。二是可以从制度上保证招标质量。质量管理涉及到招标过程的各个环节，需要从作业标准、程序、方法以及检验与考核等方面形成一整套制度规范，从制度上保证为客户提供高质量的代理服务产品。而依据ISO9000标准，可以建立这样一套全过程质量管理的制度规范。三是能够提高企业的质量信誉。当然，ISO9000质量管理体系还需要在实践中不断完善。
    2）、建立项目跟踪和客户回访制度    提高招标服务质量的另一个重要环节是建立信息反馈机制，通过信息反馈了解服务中的不足，并加以改进和完善。信息反馈机制包括对项目实施全过程的跟踪和对客户的事后回访两个部分。
    项目全程跟踪包括：了解项目的进度，在各重要节点听取工作汇报，随时检查项目的执行情况，并定期召开工作例会（会同业主），及时协调和处理项目实施过程中发生的有关问题，杜绝服务质量问题，确保项目的顺利实施。在项目执行完毕后，应对业主进行回访，进行满意度测评，了解业务人员的服务态度和工作表现，并作为对有关业务人员进行考评的重要依据。
    6、学习专业技术，注重人才培养：根据招标咨询业的新内涵和新技术的发展方向，结合实际需要，不断进行专业技术人才的培训和开发工作。制定相应的人力资源发展对策和措施，使人才开发和业务发展相结合，采取外出培训、内部培养和对外聘请相结合的方式，使公司具备一定的人才储备优势，同时建立起一支种类齐全、技术领先的人才队伍，以便能根据项目的需要随时组合。